预防物业服务过程中代理权的滥用

根据《民法典》的规定，代理是被代理人在代理人的授权下，以代理人名义对外实施民事行为，这种民事行为将由被代理人直接承担法律责任。

代理行为的法律特点

在上述定义中，“被代理人”即是物业服务企业，而代理人即是公司员工。公司对员工进行授权，同意员工在某个范围内对外代表公司；员工在接受公司这种授权后对外实施的行为就被视为公司行为，员工实施这一行为将被视为公司做出，最终由公司承担法律责任。

根据《公司法》和《民法典》的规定，公司的法定代表人对外实施的职权行为可直接对外代表公司。而除了法定代表人外，通常情况下物业服务企业的员工需要有公司提供的授权委托书方可实施代理行为。但《民法典》同样也规定了企业的工作人员在工作职权内的事项或者以公司名义实施的行为需要由公司承担法律责任，这就是在实践中经常被提起的“职务行为”。

上文所称的代理行为是公司通过书面委托形式授予员工在某些事项上对外代表公司的权利。如果公司并未向员工出具书面授权委托书但员工仍对外以公司名义从事活动，或虽然公司向员工出具了授权委托书，但员工以公司名义进行“超授权范围”的活动，就将构成“无权代理”。根据《民法典》相关规定，无权代理对被代理人不发生法律效力，但如果被代理人对无权代理人的代理行为进行追认，代理行为有效。

但是在实践中还有一种特殊的代理行为非常常见，也非常容易发生争议甚至产生诉讼。根据《民法典》的规定，当事人虽然实施的是一个无权代理行为，但相对人有足够的理由相信行为人具有代理权时，此无权代理行为有效，这种代理行为被称为“表见代理”。构成表见代理一般需要四个条件：代理人没有代理权、相对人主观上善意无过失、客观上相对人有理由相信代理人有代理权、相对人基于这种相信和无权代理人产生了民事法律行为。在实践中，公司员工虽然并未取得公司授权，但其基于自身职务实施的某些行为有可能被相对人认为其具有代理权而与之实施法律行为。简单来说，当有个员工提供了自己的工作证、工作邮箱甚至公司内部审批记录时，业主和供应商是非常有可能相信该员工的行为是代表物业服务企业做出的。表见代理虽然从本质上是无权代理，但表见代理一旦形成，被代理人就要因此承担法律责任。

物业服务中常见的代理场景

物业服务企业通常情况下会涉及两类代理行为：

第一种代理行为是与物业服务企业日常生产经营活动相关的代理行为，主要来自物业服务企业的日常经营活动，包括物业服务企业与各类专项服务承包商之间因承包服务合同关系产生的代理行为，以及物业服务企业与业主之间因物业服务合同关系产生的代理行为。

例如物业服务企业与保洁服务供应商签订保洁服务合同时，物业服务企业可以委托企业员工代表物业服务企业签署保洁合同，此时该员工是以物业服务企业的名义与保洁公司签订合同；同样，如果双方签署的保洁合同中，有条款约定了物业服务企业授权某个员工对保洁公司的保洁员出勤情况进行考核，并与保洁公司结算服务费用，此时这名员工对保洁公司的考核行为、与保洁公司结算服务费的行为也都属于代理行为，由此产生的法律后果也由物业服务企业承担。

除此之外，物业服务企业在履行物业服务合同的过程中，物业服务企业的员工也有可能代理企业和业主之间发生民事法律行为，例如物业服务企业授权物业管家向业主收取物业费就是比较典型的代理行为；此外如果物业服务企业授权物业管家以企业名义在小区内宣传、通知，或者作出某些承诺，都属于代理行为。

物业服务过程中常见的第二种代理行为是物业服务企业因行政行为、法律诉讼而产生的代理行为，此时物业服务企业往往需要员工代表公司处理相关的行政行为（如办理相关行政许可、协助完成行政执法、接受行政机关的调查等），或作为公司的代理人参与诉讼。物业服务企业通过出具授权委托书的形式授权员工（或其他专业第三方）作为代理人代为参加行政活动、诉讼活动，代理人也按照授权委托书的记载实施代理行为，结果由物业服务企业承担；代理人在行政活动、诉讼活动中的行为也会被视为公司行为，例如物业服务企业在民事诉讼中给予员工或代理律师“特别授权”，员工或律师就有权以公司名义实施反诉，与对方当事人达成调解、和解等。

员工实施代理行为是员工以企业名义实施法律行为，结果由企业承担，如员工在实施代理活动过程中违背公司本身意愿实施代理行为，或在无代理权的情况下代表公司对外实施法律行为，都有可能导致公司承担不必要的法律责任。结合笔者在物业服务企业工作期间代理相关案件的经验，可将物业服务企业在物业服务活动中常见的员工滥用代理权的场景大致分为以下三类：

物业服务企业员工在日常服务过程中违规对外承诺行为

物业服务企业的管家、物业经理等经常直接面对业主，这些岗位的工作人员对外做出的行为在很多时候都会被认定属于公司行为，最终由公司承担责任。有些时候管家或物业经理为了完成物业费收费、提升业主满意度，可能会向业主作出某些承诺，其内容有可能超出了物业服务企业的服务范围，甚至有可能已经违反了法律规定，但这些承诺却有可能被认定属于员工代表公司对业主作出的承诺，最终由物业服务企业承担相应的法律责任。

例如笔者曾代理过的一起案件。某物业服务企业项目经理在年初为了提高收费率，向某个欠费多年的业主承诺帮助其修理漏水的房顶露台。该业主的房产属于独栋别墅，独栋别墅的露台是专有部位，本不属于物业服务企业提供修缮维护服务的范围，但物业经理为了提高收费率，不但承诺免费为业主维修露台且保证修好后5年内不发生漏水，甚至还向业主出具了书面的承诺书，签字并盖上了物业服务中心的“对外通知印章”。但露台修好后仍漏水发生损失，业主因此将物业服务企业起诉至法院。在庭审过程中，笔者虽然指出物业经理的行为是个人行为不能代表公司，且物业经理使用的印章是信息通知印章并不是公章，但本案主审法官仍认定物业经理向业主作出的承诺是基于其职务行为所产生的，业主有理由相信物业经理“同意为业主修理露台”的承诺是代表公司作出的，因此判决物业服务企业维修业主房屋并赔偿损失。

实践中物业经理为了确保收费、维护与业主之间的关系而作出类似承诺的或许不在少数，笔者甚至曾经遇到物业经理为了完成收费指标同意帮业主修理搭建在阁楼上的阳光房。业主搭建阳光房的行为本就是违法行为，物业经理作为小区物业服务者，不但不制止反而为了业绩作出如此承诺，最终导致公司蒙受损失，笔者认为这样的结果显然是不应该出现的。

物业服务企业员工在收费过程中放弃债权、私自收费等行为

物业服务企业通常情况下会授权公司员工代为收取业主物业费，从业主的角度也有理由相信小区内的物业管家有权利代表物业服务企业向业主收取物业费。如果业主在居住期间有拖欠物业费的行为，物业服务企业有权通过诉讼、仲裁等途径维权，要求业主支付物业费。物业服务企业通常也会授权公司员工或律师作为代理人以诉讼途径向业主主张物业费。物业服务企业员工在收取物业费过程中可能存在放弃债权、私自收费等舞弊行为，最终导致公司财产损失。

例如，物业服务企业授权员工作为代理人代理公司的物业费诉讼案件，并给予员工特别权限，允许员工代表公司与业主进行调解、和解；员工得到特别授权后就有了代表公司直接与业主调解的权利，可以以公司名义免除业主的物业费。又例如笔者所在城市疫情期间由于一些客观原因存在物业费立案困难的情况，物业费案件通常要先由法院组织的人民调解委员会组织业主和物业服务企业调解，部分物业经理在调解环节为了保证当年物业费收费指标的完成，在调解环节承诺免除业主物业费，最终导致公司债权受到损失。

在物业费收费环节，物业服务企业员工还有可能在拥有代理权的情况下通过私自收费、违规收费的方式侵害公司合法权益。物业管家、物业经理可以通过公司的授权取得代公司向业主收费的权利，物业服务企业员工的工作职责特点也导致了业主有理由相信这些员工有权代表物业服务企业向业主收取物业费（表见代理）；基于以上背景，物业管家、物业经理等一线员工有可能通过使用私人账户的形式套取业主物业费、损害公司利益，或在离职之后仍假借物业管家身份向业主收取物业费。上述行为都有可能导致物业服务企业受到财产损失。

物业服务企业员工未经公司允许与供应商的结算行为

上文中阐述的两种代理权滥用场景都是物业服务企业员工在日常工作中与业主沟通时产生的，实践中物业服务企业还有可能在采购合同履行过程中因员工滥用代理权产生损失。

例如笔者曾代理过一起合同纠纷案件：物业服务企业因为疫情原因临时需要增加服务人员，双方并未订立书面补充协议约定新增人员单价和数量，仅管理人员和对方有口头约定，导致双方结算时金额相差巨大，后供应商将物业服务企业诉至法院。在庭审过程中因双方都没有足够的证据支持自身主张的金额，供应商提供的双方工作人员的微信聊天记录决定了案件走向。聊天记录中物业服务企业员工李某给供应商发送了三份电子版结算单，且语音告知供应商及时将结算单盖章方便后续结算。尽管在庭审过程中，笔者所代理的物业服务企业对聊天记录的真实性以及李某的代理权进行了抗辩，并提供了证据证明李某仅是劳务派遣员工，但法院最终根据聊天记录认定物业服务企业已经自认了结算金额，仍判决物业服务企业败诉。

上述案件就是典型的物业服务企业员工超越自身权限代表公司对外承诺最终导致公司承担法律责任。物业服务企业在提供物业服务过程中出于成本等考虑有时候会选择外包的形式就某些专门服务事项与供应商签订无固定金额、据实结算的“开口合同”。“开口合同”的结算需要物业服务企业和供应商共同对某一时间段供应商的工作量进行核实，物业服务企业通常会将现场业务量核对、费用核对等事项委托给现场管理人员进行，管理人员与供应商核对考勤、金额的最终结果也将由公司承担。在结算过程中物业服务企业有可能面临的风险包括：现场管理人员与供应商串通伪造工作量，或现场管理员工在未得到授权的情况下违规对供应商作出增加工作量的要求或付款承诺；前者属于员工滥用代理权的舞弊行为，后者是典型的表见代理行为。

在笔者看来，预防代理权滥用的核心在于公司内部控制的完善，可以从内部规章制度建设、对外经营活动管理、基层管理人员法律素养提升三个角度切入分析。

建立健全公司内部规章制度

物业服务企业可以从员工工作职责、员工对客服务要求、供应商管理与结算等角度制订相关规章制度，避免代理权滥用。例如物业服务企业可以制订员工手册，对不同工作岗位员工的工作职责进行明确，对员工可以对外承担的代理权限进行明确；在对客户服务类规章制度的制订中，明确员工在服务过程中可以向业主作出承诺的范围、哪些承诺严禁向业主作出；在供应商管理与结算的规章制度中，可以将与供应商结算的权限收回到某个能够控制的管理层级，严禁基层员工或管理人员未经公司允许即与供应商进行对账、结算等，或制订严格的供应商考勤核对制度、结算流程管理制度。物业服务企业需要确保涉及员工管理的规章制度经过合规合法的制度制订流程，在规则制订后应及时向各岗位的员工进行宣贯，确保相关制度能够及时传达和执行。

加强对外收付款的管理

物业服务企业除建立健全内部管理制度外，也需要健全对外的相关制度，并向业主以及供应商进行告知。

在物业费收费相关事项的管理中，物业服务企业可以在所服务小区以公告、公示的形式告知业主物业费的交纳方式（如现金交纳请业主在物业中心前台交费、银行转账账号、网络收费的途径等），提示业主任何时候不要向管家或物业经理提供的非公司账号转账交费，以及提示业主交费后及时索要收据/发票等。

在供应商管理中，物业服务企业可以要求供应商在进入供应商库前（或招投标前、合同签署前）签署供应商管理类文件，在供应商管理文件中明确告知供应商费用结算流程和结算要求。在与供应商签署合同时，在合同中明确授权能够对外实施结算行为的员工，或明确“任何物业服务企业员工不能对外代表公司，所有结算必须经过公司盖章确认”，以约定的形式避免员工滥用代理权。

物业服务企业相关基层员工离职后，如果该员工涉及基层管理职能，或者被授权与供应商进行结算的，物业服务企业应及时以公示或书面通知的形式告知业主和供应商，提示业主和供应商相关工作人员已经离职并告知接替其工作的员工，避免员工在离职后继续以公司名义对外活动而形成表见代理侵害公司权益。

提高基层员工、管理人员的法律意识

笔者在日常工作过程中发现很多时候物业服务企业员工对业主、对供应商作出承诺属于“无意识行为”，即员工在作出这些承诺时并不认为这些承诺将产生何种结果，也不认为这些承诺会对公司或者个人产生影响。因此物业服务企业需要通过培训等形式提高基层员工及管理人员的法律意识，既是在确保企业依法依规生产经营，也是在保护员工自身，避免企业和员工因此陷入法律风险。

■ 图 / freepik Vecteezy footwearnews.com